De impact van E-procurement op het voorraadbeheer. Gevalstudie bij Sappi Lanaken

Abstract

Door de steeds kleiner wordende winstmarges in het bedrijfsleven en de sterke concurrentietoename is kostenbeheersing tegenwoordig het leidende principe in vele organisaties. Dit is ook het geval bij papierproducent Sappi Lanaken, waar een externe doorlichting geleid heeft tot een Europees besparingsproject, ‘Everest’ genaamd. Om de vooropgestelde besparingen te kunnen realiseren zal binnen Sappi het concept van ‘lean manufacturing’ geïntroduceerd worden: een sober, mager productieproces waarin het elimineren van verspillingen centraal staat. Het voorraadbeheer van MRO(Maintenance, Repair, Operating Supplies)-goederen is hier een bijzonder deel van, dat in deze eindverhandeling specifiek zal behandeld worden. Onder MRO-goederen worden producten en diensten verstaan ten behoeve van de ondersteunende bedrijfsprocessen, die niet in eindproducten terugkomen. Om leveringen op just-in-time(JIT)-basis en het aanhouden van kleinere voorraadniveaus te verantwoorden, wordt in deze thesis de mogelijkheid van eprocurement onderzocht om de bestelkosten te reduceren. Bijgevolg luidt de tweedelige centrale onderzoeksvraag als volgt: ‘Wat is de impact van e-procurement op de bestelkosten?’ en ‘Leidt een e-procurementapplicatie tot een just-in-timebenadering in het voorraadbeheer?’ Na een inleiding in hoofdstuk 1 wordt in het tweede hoofdstuk het belang van een beheer- en controlemechanisme besproken om het voorraadniveau op een optimaal niveau te houden. Er wordt aangetoond dat voorraden aangehouden worden ten gevolge van twee hoofdoorzaken, namelijk het bestaan van een bestelkost en de factor onzekerheid. De kostelijkste componenten van een bestelkost zijn het tijdsaspect en de daarmee verbonden loonkosten. Wat het onzekerheidselement betreft, vervullen voorraden een bufferfunctie tussen vraag en aanbod. Verder worden de verschillen tussen just-in-time (JIT) en het principe van de economische bestelhoeveelheid (Economic Order Quantity, EOQ) uit de doeken gedaan. De literatuur stelt dat wanneer er een manier wordt gevonden om de bestelkost te reduceren, de economische ordergrootte kleiner is dan de oorspronkelijke economische bestelhoeveelheid. Bij deze kleinere ordergrootte is de nieuwe totale kostenfunctie minimaal. Doordat het aantal eenheden per levering daalt, zal ook de gemiddelde voorraad afnemen. Hierdoor kunnen er besparingen gerealiseerd worden bij de overgang van een EOQ- naar een JIT/EOQ-systeem. Frequente leveringen in kleine hoeveelheden, korte interne doorlooptijden en leveringstijden zijn de meeste kenbare elementen van een JIT-aanpak. Om de optimale bestelhoeveelheid en de minimale variabele kost bij JIT te berekenen, worden door Schniederjans enkele formules ter beschikking gesteld. Hoofdstuk 3 behandelt het begrip e-procurement als onderdeel van het ebusinessgebeuren en de verschillende toepassingen ervan. E-procurement kan gedefinieerd worden als inkopen, gebruik makend van internettechnologie en is bijna volledige gericht op kostenreductie. Het vertrekt vanuit de intentie om het dagelijkse inkoopproces zo goedkoop mogelijk te automatiseren en hierdoor de proceskosten naar beneden te brengen. Ook tijdsbesparing is een belangrijk aandachtspunt. De huidige applicaties richten zich in het bijzonder op de operationele inkoopfunctie. Hier bevinden zich namelijk de meeste, repeterende activiteiten, die door procesaanpassingen het eenvoudigst te verbeteren zijn. De mogelijkheden liggen met name bij de fasen bestellen en bewaken, waar de efficiëntie verhoogd en de doorlooptijden verkort kunnen worden. Elektronisch inkopen biedt de beste mogelijkheden voor routineproducten, waartoe de MRO-goederen behoren. De transactiekosten van deze relatief laagwaardige inkopen zijn zo hoog, dat optimalisering van het ‘order-to-pay-proces’ verschillende voordelen oplevert. Uit de vijfde e-businessenquête, uitgevoerd door het VBO en het onderzoeksbureau InSites blijkt dat bedrijven een e-businessaanpak wel zien zitten in hun klantenrelaties, maar veel minder in de contacten met hun leveranciers. Zo oogsten e-procurementtoepassingen (17% van de ondervraagde Belgische bedrijven bezitten een dergelijke applicatie) en andere e-businesstechnologieën die zich tot leveranciers richten nog maar een geringe bijval en een lage tevredenheidsgraad. België is daarom met een 17de plaats op de e-readiness ranking 2004 ook geen koploper op het gebied van e-business binnen Europa. Eén van de mogelijkheden voor e-procurement in de toekomst is het gebruik van mobiele devices, zoals een ‘Personal Digital Assistant’ (PDA) of mobiele telefoon, zodat de werknemer op elke locatie bestellingen kan aanmaken die direct in het computersysteem ingevoerd worden. Daarnaast is er het idee van de ‘intelligent search agents’ die het inkopende bedrijf helpen bij het zoeken en verzamelen van informatie. Tenslotte zal door het gebruik van e-reverse auctioning een verschuiving kunnen optreden van prijsgerichtheid naar een focus op de ‘total cost of ownership’. In hoofdstuk 5 wordt aan de hand van een praktijkonderzoek bij Sappi Lanaken antwoorden op de centrale onderzoeksvraag en toepasbare deelvragen geboden. Op basis van een schatting van de bestelkost kan een vergelijking gemaakt worden tussen een EBP(Enterprise Buyer Professional)- en een niet-EBP-bestelling. De kosten verbonden aan een bestelling met een e-procurementapplicatie (EUR 8,51) bedragen minder als de helft dan in het geval van een niet-EBP-bestelling (EUR 17,27). Het grote voordeel van een EBP-bestelling bij Sappi is het beperkt aantal minuten dat een secretaresse nodig heeft in het bestelproces aangezien de administratieve last uiterst miniem is. Voor wat betreft EBP-bestellingen is binnen Sappi de JIT-aanpak toepasbaar. Dit wordt gestaafd aan de hand van twee uitgewerkte voorbeelden. In het geval van de werkhandschoenen is het aantal leveringen op jaarbasis gestegen van 8 naar 28. De gemiddelde ordergrootte is gedaald van 120,75 naar 24,86 paar. Daarnaast is de gewenste aan te houden maximumvoorraad van 360 naar 50 paar handschoenen (voor calamiteiten) gezakt. In het voorbeeld van de zakmessen merken we een stijging op van het aantal leveringen op jaarbasis van 5 naar 18. Hier is de gemiddelde bestelhoeveelheid van 72,8 naar 13,83 stuks gedaald. Bovendien valt een reductie in de gewenste maximumvoorraad op van 100 naar 40 zakmessen (veiligheidsvoorraad). Bovenstaande voorbeelden tonen reeds goede vooruitzichten op het gebied van besparingen in het voorraadbeheer. De lederen werkhandschoenen en de zakmessen zorgen respectievelijk voor een reductie van de maximale voorraadwaarde van 86% en 60%. Wanneer we hiervan het gemiddelde nemen (73%) en dit extrapoleren naar de drie materiaalgroepen (282.000 EUR) die via een e-procurementapplicatie besteld worden, dan zou men hierbij 205.860 EUR aan besparingen kunnen realiseren. In het kader van het Everest-project vormt dit bedrag een onderdeel van de doelstelling van een reductie van 14% (1,97 MEUR) in het voorraadbeheer van MRO-goederen. Tenslotte worden als besluit van deze eindverhandeling in hoofdstuk 6 enkele conclusies getrokken en suggesties voor verder onderzoek gegeven.