Met ERP inspelen op de huidige uitdagingen in de ondernemingswereld

Abstract

In het kader van mijn eindverhandeling heb ik onderzoek gedaan naar de mate waarin ERP (Enterprise Resource Planning) software tegemoet kan komen aan de nieuwe uitdagingen in de ondernemingswereld. Hierbij heb ik me toegespitst op twee uitdagingen die veel aan bod zijn gekomen tijdens mijn opleiding aan de UHasselt, met name Customer Relationship Management (CRM) en Supply Chain Management (SCM). Tijdig inspelen op de wensen van de klant en nauwe samenwerking met zowel klanten als leveranciers zijn activiteiten die in de huidige ondernemingswereld zullen bepalen of een onderneming succesvol is of niet. In dit opzicht worden de activiteiten met betrekking tot Customer Relationship Management en Supply Chain Management steeds belangrijker. Het spreekt voor zich dat deze activiteiten moeten ondersteund worden door IT technologie. De vraag is echter in hoeverre de huidige IT systemen en structuren van ondernemingen aangepast zijn om deze ondersteuning te bieden. Om een antwoord te vinden op deze vraag ben ik eerst overgegaan tot een uitgebreide literatuurstudie. Op basis van deze studie heb ik de belangrijke concepten ERP, SCM en CRM beschreven alvorens te onderzoeken welke rol ERP kan spelen op het gebied van CRM en SCM. Daarnaast heb ik een framework van functies opgesteld dat ondernemingen kunnen gebruiken bij de beoordeling van de mogelijkheden van hun ERP software op het gebied van SCM en CRM functies. Dit framework heb ik vervolgens toegepast op JAGA Diepenbeek. Een belangrijke conclusie die volgt uit de literatuurstudie is dat de producenten van ERP software hun producten ingrijpend hebben aangepast om ook in de IT wereld van morgen hun leiderspositie te behouden. Om tot deze conclusie te komen zijn er verschillende vaststellingen die men kan maken. Enerzijds zijn de algemene eigenschappen van ERP pakketten veranderd om ondernemingen te kunnen ondersteunen in een alsmaar meer dynamische ondernemingswereld. We denken hierbij bijvoorbeeld aan het web-enabled worden van ERP pakketten en het modulaire karakter ervan. Op deze manier zijn ERP pakketten niet meer de onflexibele ‘monsterapplicaties’ die ze lange tijd geweest zijn. Ondernemingen kiezen tegenwoordig welke modules ze willen implementeren en laten de rest achterwege. Dit komt zowel de implementatiekost als de implementatietijd ten goede. Dit waren lange tijd twee hinderpalen voor ondernemingen die ERP software wilden implementeren. Niet zelden bleken zowel de kost van de implementatie als de duur ervan veelvouden te zijn van de cijfers die de ERP producenten verkondigden. Anderzijds hebben ERP producenten hun gamma van functies uitgebreid. Hun positie werd bedreigd door producenten van ondermeer SCM en CRM software. Dit blijkt duidelijk uit de evolutie van de ERP markt. Deze kende zijn hoogdagen rond het jaar 2000. Na deze periode werd het echter steeds duidelijker dat de traditionele ERP pakketten niet al de aspecten van de onderneming zouden automatiseren en ondersteunen. De ERP producenten ondervonden hevige concurrentie van software producenten die zich enkel richtten op specifieke aspecten van de ondernemingswereld (zoals ondermeer SCM en CRM). Als reactie hierop hebben de grote ERP producenten ook op deze vlakken functies ontworpen. Dit blijkt duidelijk uit de vergelijking van verschillende grote ERP producenten in mijn eindverhandeling. Het gevecht wordt tegenwoordig niet enkel meer geleverd op het gebied van de kernactiviteiten (Human Resources, Finance, enz) maar ook op het gebied van functies die buiten de grenzen van de onderneming reiken. Om dit type ERP software te benoemen kwam Gartner Group, die in de jaren negentig de term ERP invoerde, met de term ERPII. Het spreekt voor zich dat de nieuwe ERP pakketten niet voor alle ondernemingen zullen voldoen aan de IT eisen. In dit geval kan men nog altijd beroep doen op software producenten die gespecialiseerd zijn in SCM of CRM applicaties. Het integratieprobleem dat in dit geval ontstaat, wordt ook besproken in de eindverhandeling. Met betrekking tot dit probleem kan men concluderen dat tal van nieuwe technologieën hier een oplossing bieden. Een voorbeeld van deze technologieën is de opkomst van web services. Daarnaast maken de ERP producenten hun systemen toegankelijker voor andere software producten. Integratie van software systemen van verschillende producenten is steeds minder een onoverkomelijk probleem. Als antwoord op de vraag of ERP nog een rol te spelen heeft op gebied van SCM en CRM kunnen we dus stellen dat ERP zeker kan inspelen op deze nieuwe uitdagingen. De mate waarin ERP een rol zal spelen in SCM en CRM hangt natuurlijk af van de onderneming zelf. Ondernemingen die geen al te specifieke eisen hebben op het gebied van SCM en CRM zullen waarschijnlijk de nodige functies kunnen vinden in het nieuwe aanbod van de ERP producenten. De ondernemingen die er niet in slagen om de nodige functies te vinden bij de ERP producenten moeten hun toevlucht nemen tot gespecialiseerde software van andere producenten. Door het feit dat hun huidige pakketten gemakkelijker te integreren zijn met andere software, zullen de ERP producenten ook in dit geval een rol spelen op het gebied van SCM en CRM, zij het als backbone voor andere softwaresystemen. Deze conclusie stemt overeen met de resultaten van de gevalstudie bij JAGA. Deze onderneming maakt reeds gebruik van een ERP systeem (SAP R/3) en is naar de toekomst toe op zoek naar extra functies op het gebied van CRM en SCM. In deze zoektocht wordt ook rekening gehouden met SAP zelf. Tijdens de interviews werden enkele activiteiten aangehaald op het gebied van SCM en CRM die naar de toekomst toe zouden ingevoerd worden. Deze activiteiten bleken verbazend goed overeen te stemmen met de nieuwe modules die de ERP producenten aanbieden ter ondersteuning van deze activiteiten.