Culturele verschillen bij het commercieel onderhandelen tussen Vlaanderen en Japan

Abstract

In deze eindverhandeling is het de bedoeling om na te gaan in hoeverre er culturele verschillen bestaan tussen Vlaanderen en Japan en in hoeverre deze verschillen het zakendoen tussen Vlaanderen en Japan beïnvloeden. Deze eindverhandeling tracht weer te geven hoe culturele verschillen overbrugd kunnen worden. Ze probeert een inzicht in de Japanse cultuur te geven. We proberen vooral een soort handleiding en tips te geven voor de Vlaamse onderhandelaar die gaat zakendoen met Japan. Aangezien we niet de oppervlakkige Japanse cultuurkenmerken willen weergeven, maar een diep inzicht willen verschaffen in deze cultuur, werd er eerst een literatuurstudie uitgevoerd. Vervolgens werd er een eigen onderzoek opgesteld. Er werden acht diepte-interviews uitgevoerd met personen die kennis hadden van beide zakenculturen. In het eerste deel van de literatuurstudie werd gebruik gemaakt van verschillende auteurs om zo een duidelijk beeld te geven van wat cultuur juist inhoudt. De voornaamste auteurs; Hofstede, Trompenaars, Pinto, Hall, en Gesteland werden toegelicht. Een aantal van deze cultuurtheorieën zijn op elkaar gebaseerd. Het model van Hofstede werd als kader gebruikt om de bevindingen uit de literatuur en de interviews in te plaatsen. Hofstede definieert cultuur als de collectieve mentale programmering van leden die tot eenzelfde groep behoren. Hij onderscheidt verschillende culturen op basis van vijf dimensies. Als zakencultuur beschouwen we de collectieve mentale programmering die de leden van een samenleving onderscheidt van andere bij het zakendoen. Na een overzicht gegeven te hebben van de verschillende cultuurtheorieën, werd het begrip commercieel onderhandelen toegelicht. Er werd gekozen om de definitie van Faes te gebruiken omdat hij duidelijk het onderscheid met samenwerken en vechtgedrag uitlegt. De meeste auteurs die cultuur beschrijven, maken ook de link tussen cultuur en onderhandelen. Hun visie over cultuur in onderhandelingssituaties werd ook toegelicht. Pinto heeft de drie-stappenmethode ontwikkeld om culturele verschillen bij het onderhandelen te overbruggen. Dit model werd voorgesteld. Vervolgens werd er een literatuuronderzoek uitgevoerd naar de Japanse en Vlaamse zakencultuur. Op deze bevindingen werd telkens het model van Hofstede toegepast. Na het literatuuronderzoek werd aan de hand van interviews getracht om te zien of de bevindingen in de literatuur overeenkomen met de realiteit. In de interviews werd vooral geprobeerd om kenmerken van de Japanse zakencultuur te achterhalen. Ook werd getracht meer te vernemen van de Vlaamse zakencultuur om zo beide culturen te kunnen vergelijken. Ook op de resultaten van de interviews werd het model van Hofstede toegepast. De bevindingen van de interviews komen in het algemeen overeen met wat geschreven is in de literatuur. In tegenstelling met wat de theorie van Hofstede voorspeld zou hebben, heeft hiërarchie een sterkere invloed op de zakencultuur van Japan dan op die van Vlaanderen. Hiërarchie is bij elke relatie aanwezig. Dit is zowel uit de literatuur als uit de interviews gebleken. In Japan is het collectivisme sterk aanwezig in de zakencultuur. Vlaanderen is individualistisch. Dit blijkt uit de theorie van Hofstede en wordt bevestigd door andere literatuur en de interviews. In Japan wordt heel veel belang gehecht aan het bewaren van harmonie binnen de groep. In Vlaanderen is dit niet aanwezig. In Japan resulteert het bewaren van harmonie in een indirect taalgebruik en een grote behoefte om relaties te onderhouden. Privé en zakenrelaties zijn sterk verweven. In Vlaanderen gebruikt men directe taal. Het collectivisme heeft ook een invloed op het nemen van beslissingen. In Japan gebeurt dit nog steeds volgens Ringi en Nemawashi. Uit de interviews is gebleken dat dit tegenwoordig wel is ingekort en iets sneller verloopt. In Vlaanderen worden er sneller beslissingen genomen omdat personen individueel beslissingsbevoegdheid krijgen. Het collectivisme heeft ook een invloed op het kiezen van een zakenpartner. Toch is uit de interviews gebleken dat de invloed van keiretsu sterk verminderd is in vergelijking met vroeger. Al deze kenmerken van de Japanse zakencultuur zijn uitingen van het collectivisme. Men zou dus verwachten dat Japan heel hoog scoort op collectivisme, toch scoort Japan in het model van Hofstede slechts middelmatig op deze dimensie. In Vlaanderen is een vrouw in het zakenleven niet abnormaal. Maar vrouwen worden in de Japanse zakencultuur nog steeds niet evenwaardig gezien aan mannen. Dit blijkt ook uit de interviews en uit de literatuur. Uit deze laatste is gebleken dat Japanners veel belang hechten aan titels. Ook de interviews bevestigen dit. Japanners maken niet zoveel gebruik van aanvallende strategieën en hanig gedrag. In de literatuur werden tegenstrijdige beweringen gevonden wat het onderhandelen over prijzen betreft. Soms werd gezegd dat als de relatie goed zit, helemaal niet over prijzen onderhandeld wordt en soms werd gezegd dat er wel over prijzen onderhandeld wordt. Wel is uit de interviews gebleken dat de Japanse zakencultuur aan het veranderen is en meer kenmerken uit het Westen aanneemt wat overtuiging en relaties betreft. Zo komen relaties niet meer op de eerste plaats, maar is kwaliteit het belangrijkste. Uit kwaliteit vloeit dan een overeenkomstige prijs. Uit de interviews is gebleken dat er toch wel veel belang gehecht wordt aan prijzen. Toch mag men het belang van relaties niet onderschatten. Die komen op de tweede plaats. Uit een goede klantgerichtheid volgt vanzelf een goede relatie. Uit de theorie van Hofstede blijkt dat zowel Japan als Vlaanderen niet van onzekere situaties houden. In Japan komt dit tot uiting in de drang naar details en kennis. Dit bleek zowel uit de literatuur als uit de interviews. Uit deze laatste blijkt dat Vlamingen op dit punt oppervlakkiger te zijn. De literatuur stelde verder dat contracten in Japan eerder kort zijn in vergelijking met contracten opgesteld in Vlaanderen. Uit de interviews is wel gebleken Japanse contracten de laatste jaren langer zijn geworden, zeker als Japan internationaal zakendoet. Uit de theorie van Hofstede is gebleken dat voor Japanners relaties op lange termijn belangrijk zijn, terwijl dit voor Vlamingen minder belangrijk zou zijn. De literatuur gaf aan dat Japanners inderdaad belang hechten aan levenslange relaties en dat dit bepalend is voor het zakendoen. Uit de interviews is echter gebleken dat relaties inderdaad belangrijk zijn, maar dat kwaliteit toch op de eerste plaats komt als men zaken wil doen met Japanners. Het onderhandelen met Japanners duurt lang en er is veel geduld voor nodig. Dit bleek zowel uit de interviews als uit de literatuur. Uit de interviews bleek dat zakendoen in Vlaanderen sneller gaat, maar dat relaties voor Vlamingen ook niet onbelangrijk zijn. Het beste om met culturele verschillen om te gaan is dat men eerst en vooral open staat voor andere culturen. De drie-stappenmethode van Pinto kan een goede hulp zijn. Om te onderhandelen verwachten Japanners helemaal niet dat Vlamingen Japans worden. Wel is het zo dat Japanners zich eerder weinig aanpassen aan andere culturen. Als men als Vlaming moeite doet om de Japanse cultuur te begrijpen en respect toont voor deze cultuur is men al een heel eind op weg. Een minimum kennis van de Japanse etiquette is wel noodzakelijk. Anders maakt men misschien pijnlijke fouten waardoor men mooie kansen laat voorbij schieten.