De ene grifie is de andere niet: een vergelijkende analyse van werkprocessen in de rechtbank eerste aanleg Limburg

Abstract

Un greffe n’est pas l’autre: une analyse comparative des procédures de travail dans le tribunal de première instance du Limbourg Les décideurs politiques et les chefs des tribunaux et des parquets sont de plus en plus préoccupés par les défis budgétaires de la justice. L’efficacité est souvent considérée comme la solution la plus acceptable pour la croissance de la charge de travail et la décroissance du personnel et des ressources physiques de la justice. Pourtant, ce n’est pas facile d’évaluer l’efficacité de la justice. En Belgique, une étude a été effectuée par le Bureau Permanent Statistiques et Mesure de la charge de travail (BPSM), afin de mesurer la charge de travail. Les résultats indiquent que certains tribunaux ont besoin de plus de temps que d’autres pour terminer la même tâche, ce qui indique qu’il faut effectuer des recherches supplémentaires. Cet article décrit les procédures et les charges administratives de cinq tâches principales du greffe du tribunal de première instance de Hasselt et Tongres (à présent le tribunal de première instance du Limbourg). Afin de proposer des simplifications, les charges administratives des tâches suivantes ont été analysées: (1) la réception et le traitement des pièces et conclusions; (2) la communication d’une copie du jugement aux parties; (3) l’envoi du jugement au receveur de l’enregistrement; (4) la délivrance d’une expédition; (5) la liquidation des dépenses de l’assistance judiciaire. Les résultats des métrages permettent une comparaison entre les deux divisions, ce qui peut être pratique dans le cadre de la réforme de la justice. Les différences entre les deux divisions proviennent (1) de l’organisation du greffe et de l’organisation du travail, (2) de la méthode d’expédition des documents et (3) de l’interprétation de la législation. Compte tenu de la fusion récente des deux tribunaux, une telle analyse est nécessaire pour unifier les procédures de travail. Par ailleurs, la répartition du temps du personnel du greffe et les autres frais, comme des frais de port et des frais de papier, ont été quantifiés par tâche administrative. Cela nous permet de comparer l’efficacité des divisions de Hasselt et Tongres et de proposer des améliorations de l’efficacité. Concernant la division d’Hasselt, les résultats montrent un gain de temps de 409 heures (ou 0.27 ETP) et une économie des (out of pocket) coûts de 7.486 EUR par an. Concernant la division de Tongres, les résultats indiquent un gain de temps de 206 heures (ou 0.14 ETP) et une économie de coûts de 5.844 EUR par an. Naturellement, la gestion du tribunal du Limbourg doit évaluer l’opportunité des propositions formulées avant de les implémenter. Cette étude est une ébauche d’une discussion sur les procédures administratives et l’efficacité dans les greffes civils. Cependant, il serait avisé de lancer une recherche examinant plusieurs procédures administratives dans un plus grand nombre de tribunaux en Belgique afin d’augmenter la portée de cette étude. De plus, ces résultats peuvent être utilisés pour évaluer de nouvelles mesures, comme par exemple les applications e-Deposit et e-Box. Ces pistes de recherche seront traitées à l’avenir.

Met de budgettaire uitdagingen van justitie in het achterhoofd, zijn beleidsmakers en korpschefs van rechtbanken en parketten steeds meer bezig met het zoeken naar efficiëntiewinsten. Deze bijdrage schetst op basis van een eerste kleinschalig onderzoek de procedures en bijhorende administratieve lasten (d.i. zowel tijdsbesteding van het griffiepersoneel als overige kosten zoals port- en papierkosten) van een aantal kerntaken van de burgerlijke griffies binnen de rechtbanken van eerste aanleg te Hasselt en te Tongeren (thans de rechtbank van eerste aanleg Limburg). De resultaten van het onderzoek laten in de eerste plaats een vergelijking toe tussen de twee griffies in het kader van de hervorming van het gerechtelijk landschap. Gegeven de recente samensmelting van de twee rechtbanken, is een dergelijke procesanalyse dan ook noodzakelijk met het oog op uniformering van werkprocessen. Daarnaast kunnen de resultaten gebruikt worden om de efficiëntie van beide griffies te vergelijken en op basis daarvan beleidsvoorstellen te doen ter verhoging van de efficiëntie.